一人の担当者に経理業務を任せきりにしている場合、その方が急な病気や退職で不在になると、会社の支払いが止まる、月次決算が組めないといった経営リスクに直結します。また、インボイス制度や電子帳簿保存法といった複雑な制度変更に対応するための学習コストも、中小企業の現場にとっては大きな負担です。制度は変更される可能性があるため、最終的な判断は必ず最新情報を確認してください。

しかし、システムを入れるだけで全てが解決するわけではありません。初期設定を誤ると、正しくないデータが蓄積され続け、決算時に大きな修正作業が発生するリスクがあります。特に、税務上の判断が必要な勘定科目の設定などは、専門的な知識が必要です。システムを使いこなすためには、自社の業務フローをシステムに合わせて再構築する覚悟が求められます。税務・労務・法令に関わる判断が必要な内容については、最終判断は専門家に確認してください。

外注を活用する主なメリットは以下の通りです。

• 業務の継続性：担当者の退職による業務ストップのリスクを回避できる
• 最新制度への対応：インボイス制度等の法改正に、自社で調べる手間なく対応できる
• 経営への集中：事務作業から解放され、経営者が本業の営業や開発に専念できる

この問題を回避するためには、外注先とリアルタイムでデータを共有できる環境を整えることが不可欠です。クラウド会計ソフトを基盤とし、記帳作業は外注、確認は自社という体制を組むことで、常に最新の経営状況を把握できます。また、外注先とのコミュニケーションルールを明確にし、定期的な報告機会を設けることも重要です。

結果として、以下のような成果が得られました。

このように、自社でやるべきことと外注すべきことを切り分けることで、心理的な負担と実作業の両面を軽減できました。

また、システムを導入する際は、必ず社内の承認フローもデジタル化することを推奨します。紙の承認印を待つために出社するという無駄を省くことが、真の効率化への近道です。ただし、電子帳簿保存法などの要件を満たす必要があるため、システムの設定が適法かどうかについては、最終的に専門家に確認してください。