「一人経理」の退職で会社が止まる？20名規模の企業が今すぐ取り組むべき対策を解説
「一人経理」の退職で会社が止まる？20名規模の企業が今すぐ取り組むべき対策を解説
長年会社の数字を任せていた経理担当者から、突然辞めたいと告げられて頭を抱えていませんか。
従業員20名規模の中小企業では、経理を1人の担当者に任せきりにする一人経理の状態になりがちです。しかし、その担当者がいなくなると、誰に何を聞けばよいのかわからず、日々の支払いから決算まで会社の血流ともいえる資金の動きが滞る深刻な問題が発生します。
この記事では、一人経理の退職によって生じる具体的なリスクと、経営や業務を止めないための事前対策、そして万が一退職が決まった場合の緊急対応について解説します。最後までお読みいただくことで、属人化を防ぎ、経営を安定させるための具体的な手順がわかり、すぐに行動へ移すことができるようになります。
埼玉県さいたま市や川口市などで、経理担当者の退職や採用難に課題を感じている経営者の方、または引き継ぎに不安を抱える経理担当者の方にぜひ読んでいただきたい内容です。
CWM経理アウトソーシングオフィスでは、埼玉県内で一人経理の退職リスクに関するご相談を日々受けており、現場の実情に即した解決策をご提案しています。
従業員20名規模の中小企業では、経理を1人の担当者に任せきりにする一人経理の状態になりがちです。しかし、その担当者がいなくなると、誰に何を聞けばよいのかわからず、日々の支払いから決算まで会社の血流ともいえる資金の動きが滞る深刻な問題が発生します。
この記事では、一人経理の退職によって生じる具体的なリスクと、経営や業務を止めないための事前対策、そして万が一退職が決まった場合の緊急対応について解説します。最後までお読みいただくことで、属人化を防ぎ、経営を安定させるための具体的な手順がわかり、すぐに行動へ移すことができるようになります。
埼玉県さいたま市や川口市などで、経理担当者の退職や採用難に課題を感じている経営者の方、または引き継ぎに不安を抱える経理担当者の方にぜひ読んでいただきたい内容です。
CWM経理アウトソーシングオフィスでは、埼玉県内で一人経理の退職リスクに関するご相談を日々受けており、現場の実情に即した解決策をご提案しています。
目次
1. 「一人経理」の退職で企業が抱える3つのリスクとは？
1-1. 業務のブラックボックス化による業務停止リスク
1-2. 支払遅延や請求漏れによる信用低下のリスク
1-3. 急な引き継ぎと採用コスト増大のリスク
2. 「一人経理」の退職リスクを回避するための事前対策
2-1. 業務マニュアルの作成と可視化で退職リスクに備える
2-2. クラウド会計ソフト導入で一人経理の属人化を防ぐ
2-3. 複数名での業務チェック体制を構築しリスクを減らす
3. 「一人経理」が退職してしまった場合の緊急対応と根本的リスク解決策
3-1. 退職が決まったらすぐに行うべき業務の洗い出し
3-2. 経理アウトソーシングを活用して退職リスクを根本から解決
4. まとめ｜一人経理の退職リスクに備え、強固な経理体制を構築しよう
1-1. 業務のブラックボックス化による業務停止リスク
1-2. 支払遅延や請求漏れによる信用低下のリスク
1-3. 急な引き継ぎと採用コスト増大のリスク
2. 「一人経理」の退職リスクを回避するための事前対策
2-1. 業務マニュアルの作成と可視化で退職リスクに備える
2-2. クラウド会計ソフト導入で一人経理の属人化を防ぐ
2-3. 複数名での業務チェック体制を構築しリスクを減らす
3. 「一人経理」が退職してしまった場合の緊急対応と根本的リスク解決策
3-1. 退職が決まったらすぐに行うべき業務の洗い出し
3-2. 経理アウトソーシングを活用して退職リスクを根本から解決
4. まとめ｜一人経理の退職リスクに備え、強固な経理体制を構築しよう
1. 「一人経理」の退職で企業が抱える3つのリスクとは？
企業規模が20名前後になると、売上高や取引件数が増加し、経理業務も複雑化してきます。しかし、専任の経理担当者が1人しかいない一人経理の体制のまま事業を拡大しているケースは少なくありません。
この章では、一人経理の担当者が退職することで、企業がどのようなリスクに直面するのか、全体像と押さえるべき注意点を詳しく解説します。
この章では、一人経理の担当者が退職することで、企業がどのようなリスクに直面するのか、全体像と押さえるべき注意点を詳しく解説します。
1-1. 業務のブラックボックス化による業務停止リスク
一人経理の環境で最も恐ろしいのは、業務のブラックボックス化によるリスクです。
長年1人の担当者が業務をこなしていると、パソコンのどこにどのデータがあるのか、どのエクセルファイルを使って給与計算をしているのか、担当者本人にしかわからない状態に陥ります。
さいたま市で建設業を営む経営者の方からも、経理担当者が急に入院してしまい、請求書の発行手順が誰にもわからず売上の回収が遅れそうになったというご相談をいただいたことがあります。退職の場合、事前の引き継ぎ期間が十分に確保できなければ、同じような混乱が生じます。
経理業務は毎月のルーティンワークが多い反面、年に一度の決算業務や年末調整など、不定期に発生する重要な業務も含まれます。これらがブラックボックス化していると、担当者がいなくなった瞬間にすべての業務がストップしてしまう危険性があります。
税務申告の期限に間に合わないなどの問題が発生した場合、ペナルティを科される可能性もあります。税務や法令に関わる判断が必要な内容が含まれるため、最終判断は専門家に確認してください。
長年1人の担当者が業務をこなしていると、パソコンのどこにどのデータがあるのか、どのエクセルファイルを使って給与計算をしているのか、担当者本人にしかわからない状態に陥ります。
さいたま市で建設業を営む経営者の方からも、経理担当者が急に入院してしまい、請求書の発行手順が誰にもわからず売上の回収が遅れそうになったというご相談をいただいたことがあります。退職の場合、事前の引き継ぎ期間が十分に確保できなければ、同じような混乱が生じます。
経理業務は毎月のルーティンワークが多い反面、年に一度の決算業務や年末調整など、不定期に発生する重要な業務も含まれます。これらがブラックボックス化していると、担当者がいなくなった瞬間にすべての業務がストップしてしまう危険性があります。
税務申告の期限に間に合わないなどの問題が発生した場合、ペナルティを科される可能性もあります。税務や法令に関わる判断が必要な内容が含まれるため、最終判断は専門家に確認してください。
1-2. 支払遅延や請求漏れによる信用低下のリスク
一人経理の退職によって引き起こされるもう一つの重大なリスクは、取引先に対する支払遅延や、自社の請求漏れによる信用低下のリスクです。
経理業務の中でも、買掛金の支払いや外注費の振込は、期日を厳守しなければならない絶対的な業務です。しかし、誰にいつ、いくら支払うのかという情報が整理されていない状態で担当者が退職してしまうと、支払いが漏れてしまう事態になりかねません。
取引先への支払いが遅れれば、企業の信用問題に直結し、最悪の場合は取引停止という事態を招くリスクがあります。
また、逆に取引先への請求書発行が漏れてしまうと、自社の資金繰りが悪化する原因となります。川口市内の製造業の会社様では、前任者の退職後に過去の請求漏れが発覚し、慌てて取引先に事情を説明して回収に回ったという事例もありました。
このような事態を防ぐためには、日頃から未収金や未払金のリストを経営者が確認できる状態にしておくことが不可欠です。
経理業務の中でも、買掛金の支払いや外注費の振込は、期日を厳守しなければならない絶対的な業務です。しかし、誰にいつ、いくら支払うのかという情報が整理されていない状態で担当者が退職してしまうと、支払いが漏れてしまう事態になりかねません。
取引先への支払いが遅れれば、企業の信用問題に直結し、最悪の場合は取引停止という事態を招くリスクがあります。
また、逆に取引先への請求書発行が漏れてしまうと、自社の資金繰りが悪化する原因となります。川口市内の製造業の会社様では、前任者の退職後に過去の請求漏れが発覚し、慌てて取引先に事情を説明して回収に回ったという事例もありました。
このような事態を防ぐためには、日頃から未収金や未払金のリストを経営者が確認できる状態にしておくことが不可欠です。
1-3. 急な引き継ぎと採用コスト増大のリスク
経理担当者から退職の申し出があった場合、多くは1ヶ月から2ヶ月前には通知されますが、その短期間で後任を採用し、完全に業務を引き継ぐことは非常に困難です。
一人経理の場合、マニュアルが存在しないことが多く、口頭での引き継ぎに頼らざるを得ません。後任がすぐに見つからなければ、人材紹介会社に高い手数料を支払って急いで募集をかけることになり、採用コストが増大するリスクがあります。
さらに、焦って採用した人材が自社の社風に合わなかったり、スキルが不足していたりすると、短期間で再び退職してしまうという悪循環に陥ることも珍しくありません。
さいたま市内のIT企業様では、短期間で経理担当者が3回連続で入れ替わり、その都度引き継ぎが発生して業務が全く回らなくなったという悲鳴のようなご相談を受けたこともあります。
こうした採用や教育にかかる時間とコストの増大は、経営を圧迫する大きなリスク要因となります。
一人経理の場合、マニュアルが存在しないことが多く、口頭での引き継ぎに頼らざるを得ません。後任がすぐに見つからなければ、人材紹介会社に高い手数料を支払って急いで募集をかけることになり、採用コストが増大するリスクがあります。
さらに、焦って採用した人材が自社の社風に合わなかったり、スキルが不足していたりすると、短期間で再び退職してしまうという悪循環に陥ることも珍しくありません。
さいたま市内のIT企業様では、短期間で経理担当者が3回連続で入れ替わり、その都度引き継ぎが発生して業務が全く回らなくなったという悲鳴のようなご相談を受けたこともあります。
こうした採用や教育にかかる時間とコストの増大は、経営を圧迫する大きなリスク要因となります。
2. 「一人経理」の退職リスクを回避するための事前対策
一人経理の退職によるリスクを最小限に抑えるためには、担当者が在籍している平時から事前の対策を講じておくことが重要です。
この章では、いつ退職が起きても会社が揺らがないための具体的な仕組みづくりと、一人経理のリスクを根本から回避するための対策について解説します。
この章では、いつ退職が起きても会社が揺らがないための具体的な仕組みづくりと、一人経理のリスクを根本から回避するための対策について解説します。
2-1. 業務マニュアルの作成と可視化で退職リスクに備える
一人経理の退職リスクに対する最も基本的かつ効果的な対策は、業務の可視化とマニュアルの作成です。
まずは、日次、月次、年次で行っている経理業務をすべてリストアップすることから始めます。現担当者に業務の棚卸しをお願いし、どのような手順で作業を進めているのかを文書化してもらいます。
埼玉県内のサービス業の企業様では、毎月の締め作業の手順を画面のスクリーンショット付きでマニュアル化したことで、担当者が不在の際にも別の社員が代行できるようになり、一人経理のリスクを大幅に軽減できました。
マニュアルを作成する際のポイントは、専門知識がない人でも読んで作業ができるレベルまで手順を噛み砕くことです。
まずは、日次、月次、年次で行っている経理業務をすべてリストアップすることから始めます。現担当者に業務の棚卸しをお願いし、どのような手順で作業を進めているのかを文書化してもらいます。
埼玉県内のサービス業の企業様では、毎月の締め作業の手順を画面のスクリーンショット付きでマニュアル化したことで、担当者が不在の際にも別の社員が代行できるようになり、一人経理のリスクを大幅に軽減できました。
マニュアルを作成する際のポイントは、専門知識がない人でも読んで作業ができるレベルまで手順を噛み砕くことです。
- 業務一覧の作成：誰が、いつ、何をしているかをリスト化する
- 手順の文書化：システムの操作方法やファイルの保存場所を明記する
- 定期的な更新：業務内容が変わるたびにマニュアルも修正するルールを作る
マニュアル作成には時間がかかりますが、将来の引き継ぎ時間を短縮し、退職リスクから会社を守るための重要な投資となります。
2-2. クラウド会計ソフト導入で一人経理の属人化を防ぐ
従来のインストール型会計ソフトや独自のエクセル管理は、そのパソコンを使える担当者しか業務ができないという属人化を生み出し、一人経理の退職リスクを高める原因となります。
このリスクを回避するために推奨されるのが、クラウド会計ソフトの導入です。クラウド会計ソフトであれば、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、経営者自身もリアルタイムで会社の財務状況を確認できるようになります。
また、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携機能を使えば、手入力の負担が大幅に減り、入力ミスも防ぐことができます。
さいたま市内の卸売業の会社様では、クラウド会計に移行したことで経理作業の時間が半分に短縮され、一人経理の担当者への負担が減っただけでなく、経営者がいつでも数字をチェックできる安心な体制が整いました。
電子帳簿保存法やインボイス制度など、法令の改正にも自動で対応できるメリットがあります。ただし、税務・労務・法令に関わる判断が必要な内容については、最終判断は専門家に確認してください。
また、各種制度は変更される可能性があるため、最終的な判断は必ず最新情報を確認してください。
このリスクを回避するために推奨されるのが、クラウド会計ソフトの導入です。クラウド会計ソフトであれば、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、経営者自身もリアルタイムで会社の財務状況を確認できるようになります。
また、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携機能を使えば、手入力の負担が大幅に減り、入力ミスも防ぐことができます。
さいたま市内の卸売業の会社様では、クラウド会計に移行したことで経理作業の時間が半分に短縮され、一人経理の担当者への負担が減っただけでなく、経営者がいつでも数字をチェックできる安心な体制が整いました。
電子帳簿保存法やインボイス制度など、法令の改正にも自動で対応できるメリットがあります。ただし、税務・労務・法令に関わる判断が必要な内容については、最終判断は専門家に確認してください。
また、各種制度は変更される可能性があるため、最終的な判断は必ず最新情報を確認してください。
2-3. 複数名での業務チェック体制を構築しリスクを減らす
一人経理のリスクは、作業だけでなく承認や確認も1人で完結してしまうことにあります。これを防ぐためには、業務を分割して複数名でチェックする体制を構築することが重要です。
例えば、請求書の発行作業は経理担当者が行い、最終的な内容の確認と送付は営業部門の責任者が行うといったルールを設けます。
支払業務においても、インターネットバンキングの振込データ作成を経理担当者が行い、最終的な振込承認ボタンを押すのは経営者にするという二重のチェック体制を敷くことで、不正のリスクを防ぐとともに、業務内容を経営者が把握できるようになります。
例えば、請求書の発行作業は経理担当者が行い、最終的な内容の確認と送付は営業部門の責任者が行うといったルールを設けます。
支払業務においても、インターネットバンキングの振込データ作成を経理担当者が行い、最終的な振込承認ボタンを押すのは経営者にするという二重のチェック体制を敷くことで、不正のリスクを防ぐとともに、業務内容を経営者が把握できるようになります。
| 業務内容 | 作業担当者 | 承認・確認者 |
|---|---|---|
| 請求書の作成と発行 | 経理担当 | 営業責任者 |
| 振込データの作成と実行 | 経理担当 | 経営者 |
このように業務の一部を他のスタッフや経営者が関与する仕組みに変えることで、一人経理が完全に孤立することを防ぎ、退職時の引き継ぎリスクを下げることができます。
3. 「一人経理」が退職してしまった場合の緊急対応と根本的リスク解決策
どんなに事前対策をしていても、予期せぬタイミングで一人経理の退職が発生してしまうことはあります。
この章では、実際に退職の申し出があった場合に直ちに行うべき緊急の対応手順と、今後二度と同じリスクを抱えないための根本的な解決策について解説します。
この章では、実際に退職の申し出があった場合に直ちに行うべき緊急の対応手順と、今後二度と同じリスクを抱えないための根本的な解決策について解説します。
3-1. 退職が決まったらすぐに行うべき業務の洗い出し
一人経理の担当者から退職の申し出があったら、パニックにならず、まずは落ち着いて業務の洗い出しとスケジューリングを行いましょう。
退職日までの残された期間で、誰に何を引き継ぐのかを明確にする必要があります。後任の採用が間に合わない場合は、経営者や他の社員が一時的に業務を肩代わりしなければなりません。
以下の順序で緊急度が高い業務から整理していきます。
退職日までの残された期間で、誰に何を引き継ぐのかを明確にする必要があります。後任の採用が間に合わない場合は、経営者や他の社員が一時的に業務を肩代わりしなければなりません。
以下の順序で緊急度が高い業務から整理していきます。
- 期日が決まっている必須業務の把握：従業員の給与計算、税金の納付、取引先への支払いなど、絶対に遅れてはならない業務の手順を最優先で確認します。
- パスワードと権限の引き継ぎ：インターネットバンキング、会計ソフト、税務署への電子申告システムなどのログインIDとパスワードを確実に引き継ぎます。
- 未処理業務のリストアップ：退職日時点で完了していない業務をリスト化し、誰が引き継ぐかを決めます。
さいたま市内の不動産業の会社様で退職が発生した際は、まず銀行関連のパスワードと給与計算のルールだけを徹底的に経営者が引き継ぎ、最悪の事態を免れたというケースがありました。
税金や社会保険料の納付は遅れると延滞税がかかるリスクがあります。税務・労務・法令に関わる判断が必要な内容については、最終判断は専門家に確認してください。制度は変更される可能性があるため、最終的な判断は必ず最新情報を確認してください。
3-2. 経理アウトソーシングを活用して退職リスクを根本から解決
一人経理の退職をきっかけに、自社で経理社員を直接雇用すること自体を見直す企業が増えています。
そこで根本的なリスク解決策として注目されているのが、経理アウトソーシングの活用です。経理業務の一部、または全部を外部の専門企業に委託することで、一人経理という体制そのものをなくすことができます。
アウトソーシングを導入する最大のメリットは、退職リスクがゼロになることです。委託先の企業では複数名のチームで業務を担当するため、誰かが休んだり辞めたりしても業務が止まることはありません。
また、プロが正確かつ迅速に処理を行うため、経理の品質が向上し、法改正にも自動的に対応してくれます。
埼玉県内で多くの中小企業を支援していると、採用に苦労して毎年のように人が入れ替わるくらいなら、最初からアウトソーシングに任せた方がコストも安くつき、精神的にも楽になったという声をよくお聞きします。
記帳代行だけでなく、給与計算や振込代行まで幅広く依頼できるため、自社の状況に合わせて柔軟に利用することが可能です。退職による業務停止のリスクにおびえることなく、経営者は本業の売上アップに集中できる環境を手に入れることができます。
そこで根本的なリスク解決策として注目されているのが、経理アウトソーシングの活用です。経理業務の一部、または全部を外部の専門企業に委託することで、一人経理という体制そのものをなくすことができます。
アウトソーシングを導入する最大のメリットは、退職リスクがゼロになることです。委託先の企業では複数名のチームで業務を担当するため、誰かが休んだり辞めたりしても業務が止まることはありません。
また、プロが正確かつ迅速に処理を行うため、経理の品質が向上し、法改正にも自動的に対応してくれます。
埼玉県内で多くの中小企業を支援していると、採用に苦労して毎年のように人が入れ替わるくらいなら、最初からアウトソーシングに任せた方がコストも安くつき、精神的にも楽になったという声をよくお聞きします。
記帳代行だけでなく、給与計算や振込代行まで幅広く依頼できるため、自社の状況に合わせて柔軟に利用することが可能です。退職による業務停止のリスクにおびえることなく、経営者は本業の売上アップに集中できる環境を手に入れることができます。
まとめ｜一人経理の退職リスクに備え、強固な経理体制を構築しよう
この記事では、20名規模の企業で起こりやすい「一人経理」の退職リスクと、その対策について解説してきました。
経理は会社のお金を管理する重要な部門であり、業務が止まることは経営の危機に直結します。退職が起きてから慌てるのではなく、事前の準備が不可欠です。
経理は会社のお金を管理する重要な部門であり、業務が止まることは経営の危機に直結します。退職が起きてから慌てるのではなく、事前の準備が不可欠です。
- 重要ポイント1：一人経理の退職は業務のブラックボックス化や支払遅延などの重大なリスクを引き起こすため、マニュアル作成や可視化を急ぐ。
- 重要ポイント2：クラウド会計の導入や複数名でのチェック体制を構築し、経理業務の属人化を防ぐ環境を整える。
- 重要ポイント3：退職リスクを根本から解決し、採用コストや教育の手間をなくすためには、経理アウトソーシングの活用を検討する。
私たち CWM経理アウトソーシングオフィス は、埼玉・大宮に拠点を置き、創業から40年以上にわたって中小企業・個人事業主の皆さまをサポートしてきた経理の専門チームです。
年間350件を超える豊富な支援実績と、30名以上の専門スタッフによる複数名体制で、お客様一社ごとの状況に合わせた最適な経理体制をご提案。記帳や支払管理、給与計算、年末調整といった日常業務はもちろん、クラウド会計ソフト（マネーフォワード等）の導入支援や経理DX化、電子帳簿保存法・インボイス制度対応など、経理周りのあらゆる課題にワンストップで対応いたします。
私たちの強みは、単なる事務作業の代行ではなく、経営者の皆さまが本業に集中できる環境づくりを行うこと。決算書や日々の数値から経営状況を読み解き、必要に応じて改善提案を行いながら、御社の成長を長期的に支える“経営のパートナー”として伴走します。
「経理担当者の退職で急に人手が足りなくなった」「クラウド会計に興味はあるが導入方法がわからない」「経理業務を効率化してコストを削減したい」――そんなお悩みがあれば、ぜひ私たちにお任せください。
この記事を担当した執筆者
(株)CWM総合経営研究所
代表取締役社長
杉田 一真
保有資格公認会計士・税理士・中小企業診断士 (税理士登録番号：118535)
専門分野
経歴1979年埼玉県生まれ。公認会計士、税理士、中小企業診断士。 早稲田大学政治経済学部卒業後、公認会計士事務所、大手監査法人を経て2011年、(株)CWM総合経営研究所入社、代表取締役社長。 税理士法人CWM総研代表社員。
