経理代行で、業務効率化と費用削減を実現する方法とは？
中小企業の経理の現状
私どもにご相談頂く案件ほとんどは、中小企業の経理に関するお困りごとです。
同じ経理業務と言っても、大企業と中小企業では異なる点が多くあります。一般的に、大企業は組織内の役割分担が明確で、一人ひとりの仕事の範囲が決められていることから、専門性が高い業務をしている傾向がありますが、中小企業においては、実際のところで多くの業務範囲をカバーせざるを得ない状況です。
企業規模が異なれば伝票の流れや決済までのやり方に違いがあって当然と言えますが、その一方で、経理業務の根幹部分においては企業規模の大小に関係ないものもありますし、経理を適切に行い経営状況を適時に把握することの重要性は中小企業にとっても同じはずです。
ところが中小企業では、経理は利益を生まない間接業務として、経費や人員削減の対象になりやすい傾向にあります。経営者自身がバックオフィス業務を行っていて、目の前の作業が山積。税務申告と金融機関への提出書類の作成に追われるいるなどという話も聞きます。そのような状況に置かれがちな中小企業では、経理業務を効率化しながら少ない時間で確実に回していくことが必要となるのです。
「効率化と言われても、それに取り組む時間すらないから困ってるんだよ」そんな声が聞こえてきそうです。効率化を図った取り組みだとしても、何かを変える時には一時的に負荷が増えるのはよくある話です。経営者ご自身で経理をやっているような場合はその一時的な負荷に耐え切れないという事が良くあります。また、経理に人が一人しか居ないという企業では、効率化を図って新しいツールを取り入れようとしても、使いこなせるかどうかは、その方のITスキルによるということもありますね。そのような企業にとって、経理代行は有効な解決策の一つになります。
経理代行とは
経理代行とは、経理業務を専門会社に委託することです。経理代行業者によっては、記帳だけでなく、支払や入金の管理、決算・確定申告に至るまで委託できますので、それによって自社の従業員がコア業務に集中しやすくなり、生産性の向上が期待できるでしょう 。また、経理のプロに任せる事で高い品質での作業を期待できますし、制度や法改正等の変化にも対応してもらえるので安心です。
業務フローの最適化
しかし一方で、社内の人間ではない人に任せる訳ですから、自社の内容を社外の人にもわかりやすいように整理していくことが必要となります。「うちの仕事は特殊だから、外の人間には分からないよ」そうおっしゃる経営者の方もいらっしゃいました。何を社外の人に任せられるのか、何を伝えればいいのか、それを考える事が負担で、結局自分で経理業務をしていたそうです。
経理代行会社の中には、会計士や税理士が所属するプロフェッショナル集団もあります。そうした会社では、業務効率化や改善についてのコンサルティング業務を行っているケースもあり、今の経理のやり方を一通り見せる事で、業務フローを整理してもらえるサービスもあります。アウトソーシングに何を出せるのか、何を出せば有効なのか、その相談に乗って貰うところから始めてみてはいかがでしょうか？
一度アウトソーシングを使ってみることで、自社のバックオフィス機能の全体像が整理でき、周辺業務の効率化にもつながるという効果も期待できます。
経理担当は必要なし！経理の費用削減
「経理が辞めてしまう！」慌てた経営者からご連絡をいただくことも多くあります。代わりの人を採用しなければ、となると求人媒体への掲載料がかかりますし、採用にかかる時間も大きな負担です。めでたく採用できたとして、パート社員であっても毎月10万円程度、経理派遣社員を活用するなら月々15万円以上、正社員で雇用しているのであれば月々20万円程度はコストが発生するでしょう。会社が負担するのは、本人に払う給与だけではありません社会保険料等の負担も重くのしかかってきますし、教育の為の時間や費用も必要になります。
一方で、経理代行会社に依頼する場合の費用はどうでしょう？
依頼する業務の内容のボリュームで料金が決まってきます。例えば記帳代行ですと、主に仕訳数によって決まります。100仕訳単位などで月額料金を設定している代行業者が多いものの、従量制を採用して1仕訳あたりの料金を提示しているところもあります。100仕訳1万円が相場になってきます。給与計算代行ですと、主に従業員数で変わってきます。1人あたり1,000円から2,000円程度ですが、時間集計の有無や給与明細発行の有無によって変わることもあります。多くの会社ではおそらく、人を雇うよりも割安なのではないでしょうか？その上、ある日突然辞められるなどというリスクもありません。
もっとも、いくら割安とはいえ、毎月かかってくる費用です。代行業者に依頼する際には、自社の経理業務を見まわしてみて、やめてもよい事はないか、経理以外の部門も巻き込んで変えた方が良い事はないか等チェックしてみる事が大切です。その上で必要なこと・効果が期待できる事を代行に出すべきでしょう。
経理代行会社の中には、会計士や税理士が所属するプロフェッショナル集団もあります。そうした会社では、業務効率化や改善についてのコンサルティング業務を行っているケースもあり、今の経理のやり方を一通り見せる事で、業務フローを整理してもらえるサービスもあります。アウトソーシングに何を出せるのか、何を出せば有効なのか、その相談に乗って貰う ところから始めてみてはいかがでしょうか？
経理が辞めてしまうというピンチを、費用削減のチャンスに変えることができるかもしれません。
