【クラウド会計初心者ガイド】基本からクラウド会計について解説します
こんにちは！CWM経理アウトソーシングオフィスです。
経理業務の効率化やペーパーレス化が求められる今、クラウド会計を導入する企業が急増しています。
一方で、「クラウドって安全？」「初めて使うけど何を基準に選べばいいの？」と不安を感じる初心者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、クラウド会計の仕組みや特徴、導入メリット、選び方、注意点まで、初心者にもわかりやすく解説します。
これからクラウド会計の導入を検討している方にとって、最初の一歩を安心して踏み出すためのヒントが詰まっています。
この記事を読むと、次のことがわかります。
- クラウド会計の基本的な仕組み
- 導入するメリットとデメリット
- クラウド会計ソフトを選ぶポイント
- 中小企業がクラウド会計を導入する際の注意点
クラウド会計に興味がある中小企業の経営者や、経理業務を担当している方は、ぜひ最後までお読みください！
クラウド会計とは？初心者でもわかる基本の仕組み
クラウド会計の定義と特徴
クラウド会計とは、インターネットを通じて会計データを管理・処理するシステムのことです。
従来のパソコンにインストールするソフトとは異なり、ブラウザやアプリで操作でき、常に最新の状態でデータを管理できるという特徴があります。
代表的なクラウド会計ソフトには以下があります：
- freee（フリー）：使いやすさと自動化に強み
- マネーフォワード クラウド会計：連携機能と分析レポートが充実
- 弥生会計オンライン：伝統的な操作性と安心感
これらのソフトは、銀行口座やクレジットカード、POSレジと連携して取引の自動取り込み・自動仕訳が可能です。
クラウド会計を導入するメリットとは？
1. 経理作業の時間を大幅に削減
銀行口座やカード明細を自動で取り込み、AIが自動で仕訳を行う機能により、記帳やチェック作業の時間が50％以上削減されるケースもあります。
これにより経理担当者の業務負荷を軽減し、本来注力すべき業務へ時間を割けるようになります。
2. リアルタイムで経営状況を把握できる
データがリアルタイムで更新されるため、最新の売上や利益、資金繰りを即座に確認できます。
例えば、毎日のキャッシュフローをグラフで確認し、経営判断を迅速に行うことが可能です。
3. テレワークや外部連携にも対応
クラウド会計はインターネット環境さえあれば、場所を問わず操作が可能です。
税理士や会計士とのリアルタイム共有も容易で、資料の受け渡しやチェックがスムーズになります。
初心者がクラウド会計を導入する際の注意点
自力で導入しようとして失敗するケース
コスト削減を目的に、経理担当者が独自にクラウド会計ソフトを導入するケースは多いですが、初期設定の段階でつまずくことが多々あります。
勘定科目の設定ミス、取引先名のバラバラな登録、開始残高の入力ミスなどが重なると、帳簿全体がぐちゃぐちゃになってしまいます。
実際、「何が正しくて何が間違っているのかわからない」という状態に陥り、結局、税理士事務所に再構築を依頼するケースも見られます。
初心者こそ、初期設定だけでも専門家にサポートを依頼することが重要です。
セキュリティ対策を軽視しない
クラウド会計は便利ですが、インターネット上にデータを保管する以上、セキュリティ対策が最優先です。
導入前には、以下のポイントをチェックしましょう：
- SSL暗号化通信の有無
- 二段階認証の対応
- ISMSやSOC2などの外部認証
- データのバックアップ体制
「安心して使える環境」が整っていることが前提です。
業務フローと合わないと非効率になる
クラウド会計は「全自動で楽になる」と思われがちですが、現場の業務フローと噛み合わないと逆に手間が増えることもあります。
たとえば、POSレジと連携していないために売上を手入力していたり、経費精算のために紙の申請書を使い続けていたりすると、二重入力が発生します。
導入前に、帳簿作成以外の関連業務も整理し、クラウドに統合すべき業務範囲を明確にすることが必要です。
サポート体制の有無は非常に重要
操作がわからなくなったとき、「誰に聞けばいいのか」が明確でないと、使い続けることが難しくなります。
実際、チャットも電話もつながらないサポート体制の薄いソフトを選んでしまい、途中で挫折するケースもあります。
導入時には以下の項目を確認しましょう：
- 電話やチャット対応があるか
- 初期設定や使い方の説明が受けられるか
- オンライン説明会や動画マニュアルの有無
「操作に迷った時にすぐ聞ける」ことは、初心者にとって最大の安心材料です。
安さだけで選ぶと後悔する
料金が安いプランは魅力的ですが、「実は必要な機能が全部オプションだった」「連携機能が制限されていた」ということもよくあります。
また、ユーザー数の上限や、帳票の出力制限などもプランによって異なります。
価格だけではなく、自社の業務に必要な機能が含まれているかどうかを見極めましょう。
特に中小企業では、拡張性のあるプランの方が長期的には効率的な運用が可能です。
クラウド会計ソフトを選ぶ際のポイント
- 直感的な操作性（UI/UX）
- 自動連携の対応範囲
- 中小企業向けの料金体系
- 業種や規模に合った機能の充実度
無料体験期間を活用して、実際の操作感やサポートの質を確認することをおすすめします。
まとめ
クラウド会計は、初心者の方にとっても非常に使いやすく、経理業務の効率化・ミス削減・経営判断の迅速化など多くの利点があります。
しかし、導入設計を誤ると「便利なはずがかえって混乱する」という事態に陥ることも。
だからこそ、自力でなんとなく導入するのではなく、専門家のサポートや適切なソフト選定が欠かせません。
当事務所では、クラウド会計ソフトの比較・導入・運用サポートまで一貫してサポートしております。
初めての導入でも安心してスタートできるよう、無料相談も受け付けております。お気軽にご相談ください。
