経理代行サービスってどのように利用するの？
運転代行・家事代行等、皆さんが利用したことがありそうなものから、家族代行や友達代行、宿題代行・墓参り代行・退職代行といった驚くようなサービスまで、世の中には代行サービスが多々あります。どれも、やらなくてはいけないけどできない事や、やりたいけどできない事」を他の人にやってもらえるサービスです。経理はまさに、会社にとって「やらなくてはいけない」事ですし、会社の現状を把握する為に、経営者にとって適時適切に「やりたい」事です。
しかし、それがなかなか「できない」のが現実。
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経理代行で依頼できる業務内容
経理＝会計ソフトを使って帳簿をつける作業(記帳)というイメージを持っている方も多いと思いますが、それは経理業務の一部で記帳と言います。これを代行してくれる記帳代行サービスとは、領収書や請求書、通帳のコピー等取引内容が分かる資料を預ければ、仕訳をして会計ソフトに入力し試算表や総勘定元帳といった業務に必要な各種帳簿の作成をしてもらえるというサービスです。ただし、税に関わる業務(税務書類の作成や税務申告の代行）は税理士にしかできませんので、決算・申告業務について依頼したい場合は税理士のいる代行先でないと依頼できないことになります。
記帳代行以外に、一般的に会社の経理担当者が行う業務全般に関しては多くの代行会社が対応してます。給与計算や年末調整、売掛金・買掛金管理、入金管理、請求書発行、振込業務等です。まず自社内で、経理代行サービスに依頼する業務を決めましょう。
経理代行の依頼先を選ぶポイント
次に、そのサービスを提供している会社を探します。ホームページ等で探してみると、サービス内容や料金を確認することができます。
候補が決まったら、問合せや面談をしてみましょう。その際には、以下をチェックしてみるといいでしょう。
□信頼できるか
支援実績や創業年数等。電話やメールをした時の窓口のスタッフの対応はどうか、アポイントをとる時にこちらへの配慮が感じられるか、打合せ時のコミュニケーションに違和感はないか等。
□専門家が在籍しているか
税理士が在籍している業者を選ぶと安心です。税理士とは、税務に関する専門家であり、決算・申告業務は税理士でないとできません。幅広い業務を網羅し、専門性の高い業務でも安心して任せられるようにするために、専門家がいるかどうかをチェックしておいたほうがいいでしょう。
□業務範囲
どの範囲まで対応してくれるのかチェックしましょう。会社の実情に合わせて柔軟に対応し、適切なプランを提供してくれるかどうかも、選ぶときの重要なポイントです。
□価格設定
負担にならない価格設定かチェックしましょう。一方で、格安プランでも、必要なサービスを提供してもらえないこともあります。相場より安い価格設定になっている場合、理由もきちんと聞いておきましょう。
この打合せを踏まえ、見積を作成してもらい検討し、良いと思った業者に依頼することになります。
経理代行サービスを賢く利用して日々の経理の手間を省こう
ここまで、経理代行サービスの利用の仕方をご説明してきまたが、やはり一番難しいのは、どんな業務を代行してもらうのかを決めることだと考えています。
例えば経理の人が退職したという場合、単純にその人がやっていた業務を代行してもらう事が果たして一番効果的でしょうか？会社全体の業務フロー、時間的・場所的条件を考えてみると、他の業務を代行に出した方が全体の流れがスムーズになるなどということも多々あります。
また、現状の業務フローが曖昧で漏れやミスが多い為、後始末的なイレギュラー処理に追われがち。業務を明確にする必要があるアウトソーシングなんて無理とおっしゃる方もいらっしゃいますが、アウトソーシングに出すことを前提に業務フローを明確にすることで、会社全体での効率化につながったというケースもあります。
もっともこれらは、自社内で気付いたり取り組んだりするのは難しいものです。代行業者の中には、無料相談等を実施しているところもあります。こういった機械を活用して業者に一緒に考えて提案してもらうというのも良いでしょう。
