経理代行サービスの導入事例紹介 〜実際の中小企業が感じた3つのメリット〜
以前からお付き合いのあったA社の役員Bさんからご相談がありました。
「長年経理まわりを一人でやっていた社員が高齢の為辞めてしまう。少人数の会社だから引き継げる人もいない。とりあえずは自分が覚えようと思って教わっているのだけど・・・」思った以上に大苦戦しているようで、「仕訳伝票っ て、こんなにたくさん書かなければいけないんですね。」「経理ってこんなにも時間がかかるものなのですね。」と。
Bさんは役員で、経理の他にも多くの仕事を抱えていますから、どうやって経理業務をやっていけばいいのだろうかとお悩みでしたので、私たちはA社に伺って現在のやり方を見せてもらうことにしました。
事務所を見てまず、書類の多さに驚きました。ミスなく正確に処理をしようと長年真面目に取り組んできた結果です。しかし、経理の効率化につながるシステムが次々と出てきている中、それらを活用すれば止めても正確に処理できる業務が多そうでしたし、今のやり方のままでは、前任者と同様の知識のある方が常駐して処理しないと終わりません。
そこで私たちは、クラウドツールを導入した上で経理代行をさせて頂くことにしました。
具体的には、
会計ソフトはマネーフォワードクラウドに。
銀行口座やクレジットカードの連携させることで残高が合わないなどということ無く、効率の良い入力をすることができますし、通帳のコピー等の帳票が無くても入力できるので、月次の早期化が達成できました。
月に100件以上届く請求書への支払の業務には請求書受取サービスsweeepを活用。
sweeepを活用し、紙の情報をデータ化しネットバンキングから支払います。お客様は郵便で届く請求書をスキャンするだけ。請求書がここで共有できているので会計入力との連携や証憑の保管もスムーズです。
給与計算もマネーフォワードクラウドを使用。
給与計算の結果を会計ソフトに連携させることが可能になりました。給与明細のWEB発行やネットバンキングと連携もできるので、給与計算後の所作業にかかる時間も圧縮できます。
もちろん、経理業務の全てをクラウド化・代行できる訳ではありません。
小口現金管理のように社内に居なければできないような業務もありますから、一度全体像を見せて頂いた上で役割分担と情報のやり取りのルールを代行業者とお客様で一緒に作るという事も大事です。
今までのやり方で経理を回していこうとすると、Bさんが片手間に作業できるような業務量ではありませんでしたから、新たに人を採用するしかなかったでしょう。しかし、人手不足の昨今、経験豊富な経理担当者を採用することは至難の業です。たとえ採用できたとしても業務に慣れて能力を発揮してもらうには時間や手間がかかりますし、ずっと居てくれる保障はありません。人を一人雇用することにかかる金銭的・時間的・精神的負担といったら…。
一方で経理代行サービスを提供している会社は探せば色々ありますし、人を雇用することと比べて安価に済みます。さらに、ある日突然辞めてしまうというリスクは社員と比べて断然低いですから、安心して任せていられます。またA社はじめ、会社が求めているのは、早く正しく経営に関する数字が見られるようになる事や取引先や社員に正しく支払いをして信頼関係を維持する事であるはずです。それであれば、今自社でやっている経理のやり方にこだわらなくても良いのではないでしょうか？
当社の経理代行サービスをご利用くださったお客様の多くがおっしゃいます。
□人件費が抑えられた
□経理のスピードや正確性が向上した
□心配事が減って本業に専念できるようになった
これからもこのようなお声を頂けるよう、スタッフ一同頑張っていきます！
