クラウド導入・運用サポートのメリット&デメリット
クラウド会計のメリット
■業務の効率化
クラウド会計を使うと、様々なデータを連携することができます。クレジットカードのweb明細やインターネットバンキング等、ウェブ上に存在するデータを活用して会計ソフトにつなげることで、会計入力という作業を大幅に削減できます。
■税制改正への対応
正しく会計処理を行うには、ソフトが最新の税制改正に対応していることが必須です。従来のパッケージ型会計ソフトでは、最新の税制改正に対応するために有償無償に関わらず更新作業が必要となります。それに対して、クラウド会計ソフトは自動で対応してくれているので安心です。
■複数人がいつでもどこでもできる
クラウド会計では、インターネットがつながっていて、端末（PC/ タブレット/ スマホ等）さえあれば、いつでもどこでも作業を行ったり、確認したりすることができます。そのため、在宅での作業や複数人が一緒に会計処理の業務をすること、従業員が処理をしている途中に、経営者が試算表を確認することも可能になります。
■バックオフィスの全体最適のきっかけになる
近年のクラウド会計は、会計のみにとどまらず請求書の発行や入金消込、経費精算、資料の保管まで、バックオフィス全体をインターネット上で管理できるよう設計されています。今まで、アナログで管理していた帳票類をインターネット上で管理する方法に移行することになるので、最初は、時間と労力がかかるのは事実ですが、クラウド会計を導入したことがきっかけでバックオフィス全体の見直しができれば工数削減が可能となります。
■早期試算表の把握が可能になる
会計業務の効率化で、まず得られるメリットは早期の経営状況把握です。早い段階で数字を知れることで目標と現状との差を早期に知ることができます。売上が目標に足りていない場合にはどうやって差を埋めるのかという戦略を検討するきっかけになりますし、経費が多くかかっていたら改善すべきポイントがわかり行動へ移すことができます。
クラウド会計のデメリット
■インターネット環境がない場所では使えない
クラウド会計はインストール型の会計ソフトと異なり、常時インターネットに接続して業務を行う必要があります。電波が途切れたりすると、入力データがうまく反映されないケースがあります。通信事業者の大規模通信障害などが発生すれば、その間の業務が滞る場合もあり得るでしょう。
■利用者のセキュリティ対策の徹底が必須
クラウド会計ソフトは基本的にSSL暗号化通信やセキュリティシステムによる対策など、情報漏洩に対する体制はしっかりと取れていますが、導入する会社内部セキュリティを強化する必要があります。社外で利用した際にのぞき見される等で、万が一IDとパスワードが漏れてしまったら外部から簡単にアクセスされてしまいます。
まず同一のIDやパスワードを使用しないこと。複数サービスで同一ID・パスワードを使用しているとその分漏洩のリスクが高まります。パスワードを複雑なものや、自身に関係のないものにするといったことも大切ですね。また、退職した社員のアカウントの削除なども速やかに行わなくてはなりません。
■対応してくれる税理士が少ない
クラウド会計は急速に普及してきたため、対応できる税理士が多くないというのが現状です。法人の場合は特に、税理士なしで会計処理を完了させることが難しいため、これがネックとなってシステムを移行できないという会社もあります。まずは、依頼先の税理士にクラウド会計に対応できるか確認してみましょう。クラウド会計の導入メリットが大きいなら、この機会に税理士を変更するのも1つの方法です。
■初期設定には意外と手間が係る
銀行やカード会社などの金融機関と連携してデータを自動的に取得できるのは大変便利なことですが、初めて連携させようとすると意外と手間がかかる場合もあります。例えば法人の場合、そもそもインターネットバンキングを扱える環境が無いと銀行口座を連携させることはできませんので、その手続から必要なこともあります。あちこちにIDを入れたりパスワードを入れたりということが必要になってくるので、インターネットを活用した諸々のサービスを使い慣れている方でなければ、ここで挫折してしまうこともあるようです。
クラウド会計ソフトを導入したよ、と話してくれた不動産業のお客様、その後３か月たっても使い始めていらっしゃいません。理由を伺ったところ、設定に手間取っているとのこと。結局私たちが初期設定を代行させて頂くことになりました。
また、クラウド会計ソフトの自動仕訳や自動入力はとても便利ですが、導入時の設定を間違えると正しい決算書や確定申告書ができません。どう仕訳した方がいいのか、勘定科目をどうした方がいいのか等は税務の知識がないと正しく設定するのは難しいと思われます。顧問税理士がいる方は、導入時に仕訳や勘定科目についてご相談することをおすすめいたします。
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