失敗しない 給与計算代行サービスの選び方

給与計算代行サービスの選び方

給与計算代行サービスを利用すると、従業員の生活に直結する大切な業務を任せることになります。トラブルを避けるためにも、代行業者は慎重に決めましょう。まずは、サービスを選ぶ際のポイントをご説明いたします。

☑必要なサービス範囲を網羅しているか

給与計算と一言でいっても、勤怠の集計、月次の給与の計算、月次の各種控除の計算、振込、税額計算、明細書の準備など、その中身は細かく分かれています。自社の給与計算で工数がかかっている業務は何か、どれくらいの工数がかかっているのか、どの業務を依頼したいのか等、整理することが大切です。
一方、毎月行う業務の他に、短期間に集中する業務を依頼するというケースもあります。年末から年初にかけて行う年末調整は、控除申告書類の封入や送付、申告書のチェック、従業員からの問い合わせ対応、源泉徴収票や支払報告書などの必要書類の作成・提出など多くの工数がかかります。また、毎年5〜6月にかけて発生する住民税の更新では、市区町村とのやりとりが紙のままでIT化されていないところもあり、大きな負担になってます。これらの様に、一定の期間に集中して発生する業務に対して代行サービスを活用するというのも、一つのやり方であると考えられます。

☑料金が自社の予算に合うか

給与計算代行を活用する大きなメリットとして、「人件費が抑えられる」「採用コストがかからない」ということがあります。しかし、代行会社や依頼する範囲を間違えると、逆にコストが増えてしまう可能性もあります。

給与計算代行サービスでは、料金の単位が「月単位」「従業員単位」「会社規模単位」などに分かれています。毎月、毎年発生する費用を見積り、検討することが必要です。

☑正確な業務を行ってくれるか

どんな業務でも正確性は重要ですが、給与計算業務は特に正確性が求められます。従業員にとっては、日頃の頑張りが反映されるのが給与であり、生活を支えているのが給与であるからです。そのため、給与計算のミスが発生すると、従業員は会社に対して不満、不信感を抱きがちです。
また、法令に違反した給与計算を行っていると、関係官庁から処分を受けることもあります。更に、給与振込日という締め切りがある中で、対応の迅速さや柔軟さは非常に重要になります。
依頼する前の段階で業務の正確性を見極めることは難しいものですが、問合せの電話をした時の対応、面談の約束の仕方、面談時の対応等がヒントになるでしょう。

 

給与計算代行サービスの料金相場

給与計算のみをアウトソーシングする場合、一般的な値段としてはおおよそ、従業員1人当たり1,000～2,000円が相場となっています。この料金に加え、代行サービスの導入時にかかる初期費用、オプション料が加算されていく傾向があるようです。勤怠管理や住民税の更新は、オプションサービスとして別途料金が加算されます。また、年末調整・賞与計算等も別に料金設定されることが一般的です。
代行業者のWebサイト上で提示されているのは、最低価格やサービス内容の概要です。契約前、契約時に料金とサービス内容をしっかりと確認しましょう。

失敗しないために！注意するべきポイントとは？

運営元を確認する

給与計算代行サービス自体は、無資格でも、経験がなくても提供できるサービスです。しかし、給与計算は税務・社会保険料・年金などは専門知識が必要不可欠な領域です。会計事務所や社労士事務所が運営元、または会計事務所・社労士事務所と提携している代行サービス会社でしたら、この点、安心です。そしてその上で、個別相談や無料体験などのを活用して、契約前に、説明の仕方やコミュニケーション能力、対応の仕方から、信用できる相手かどうかを見極めることが大切です。

料金体系が分かりやすいか

業者のＷｅｂサイト上で提示される料金は最低価格であることがほとんどです。契約前にしっかりと個別の見積を作成して説明してくれる業者なら安心でしょう。

依頼するサービス内容は適切か

一言で給与計算と言っても、その中身は細かく分かれています。無駄なコストをかけないように、自社の給与計算のフローを確認して全部を外注にするのか一部のみにするのか、一部のみならどこの部分を外注にするのか、整理することが必要です。
しかしそうは言っても、それにかける時間も専門知識も無いという方も多いことでしょう。CWM経理アウトソーシングオフィスでは、無料個別相談会を実施し、一緒に業務の整理をすることからお手伝いさせていただいてます。このような、サービスを利用してみるのも良いのではないでしょうか。