記帳代行を依頼した際の領収書の渡し方を解説

「記帳代行をお願いしたいけど、どこまで何を渡せばいいの？」
「紙の領収書は郵送？スキャンして送る？正しい方法がわからない…」

このような不安は、記帳代行の導入を検討している多くの経営者・事業者が最初に感じることです。特に初めて外注をする方にとって、“領収書の渡し方”は思った以上にハードルが高く感じられるポイントです。

しかし安心してください。
正しいやり方を知ってしまえば、日々の経理作業をグッと効率化し、外注の成果を最大化できるようになります。

そこで、記帳代行を依頼する際に「どんな書類を、どのように渡せばいいのか？」を丁寧に解説します。
実務でよくあるミスや整理方法の工夫まで紹介するので、ぜひ参考にしてください。

記帳代行に渡すべき書類とは？

まず前提として、「記帳代行＝お金の出入りを記録してもらうサービス」です。
したがって、以下のような日々の取引を裏付ける資料が必要になります。

• 領収書（経費の支払いに関するもの）

• 請求書（売上または仕入れに関するもの）

• 通帳コピーまたはネットバンキングの明細

• クレジットカード明細

• 売上帳・現金出納帳（現金での取引がある場合）

特に「領収書」は、いつ・誰に・何のためにお金を使ったかが明確に記されているため、会計処理において非常に重要な書類です。

領収書の渡し方：紙かデータか、どう選ぶ？

領収書の渡し方には主に2通りあります。

① 紙で渡す（郵送・手渡し）

もっとも伝統的で多くの事業者が採用している方法です。
月単位で領収書を封筒などにまとめて、記帳代行業者に郵送または持参します。

メリット： 特別な準備が不要。アナログに強い人向け
デメリット： 紛失リスク、郵送コスト、確認のタイムラグあり

② デジタルで渡す（スキャン・写真・アプリ）

領収書をスキャナーやスマートフォンで撮影し、PDFやJPEGファイルで送信する方法です。
GoogleドライブやDropboxでの共有、クラウド会計ソフトのアップロード機能を使うことも増えています。

メリット： 手元で保管でき、即時共有が可能。ペーパーレスで効率的
デメリット： スキャンの手間がある。ファイル名や仕分けルールを決める必要あり

どちらを選ぶかは、「自社の業務フロー」と「記帳代行業者の対応方法」によって決まります。
最近では“紙とデータの併用型”で柔軟に対応している代行サービスも多く見られます。

理想的な整理方法と提出の流れ

領収書はただ送るだけでなく、「整理された状態」で提出することが非常に重要です。
これにより、記帳作業のミスや確認の手戻りが減り、コスト削減にもつながります。

理想的な整理のポイント：

• 日付順または支払先ごとに分類する

• 「経費の内容」が分かるよう、メモを添える（例：出張時の交通費）

• ファイル名に日付・取引先・金額を入れる（例：2024-06-交通費_東京出張_株式会社〇〇_1230円）

さらに、毎月の締め日を決めて、「○日までに提出する」とルールを設けるとスムーズです。

よくあるNGケースと注意点

領収書の提出に関して、記帳代行の現場でよくあるミスもご紹介します。

未整理のまま、ぐしゃぐしゃで送る

封筒に入れて送ればOK…ではありません。
未分類のまま大量に届くと、記帳担当者は内容の確認や仕訳分類に余計な時間を取られてしまい、追加費用がかかる場合もあります。

経費内容が不明なレシートが多い

「〇〇ストア　1,480円」だけでは、何の目的で購入したのかが判断できません。
経費性が不明なものは「個人利用」と見なされるリスクもあります。
その場で裏面に用途をメモしておくと、非常に助かります。

データの保存形式がバラバラ

PDF・JPG・Excelなど形式が混在し、ファイル名が不統一な場合は、仕分けや確認に手間がかかります。
提出前に「月別フォルダ」や「ファイル名ルール」を整えることで、作業スピードと精度が一気に上がります。

領収書管理もアウトソーシングできる時代へ

「どうやって渡すか？」を悩む必要がない記帳代行サービスも増えてきています。
例えば、以下のような“領収書管理付き”のサービスがあります。

• クラウドで領収書を撮影・アップロードするだけ

• AIが仕訳を予測し、専門スタッフがチェック

• 書類の整理・ファイリングも丸ごと代行

こうしたサービスを使えば、「整理する・送る・確認する」という手間自体がなくなります。
経理を完全にアウトソーシングしたい方には、とても有効な選択肢です。

領収書の渡し方ひとつで、記帳代行の成果は大きく変わる

記帳代行の質は、「元となる資料の状態」に大きく左右されます。
特に領収書は、正確な仕訳・税務対応・経営分析すべての土台です。

どんな方法を取るにしても、重要なのは以下の点です：

• 内容が分かる状態で提出すること

• 提出方法を業者とすり合わせておくこと

• 無理のない整理ルールを決めて継続すること

最初は少し手間に感じるかもしれませんが、慣れてしまえば「本業に集中できる」環境が整っていきます。

迷ったときは、まず相談してみてください。
記帳代行業者側も、貴社の業務に合った方法をご提案してくれるはずです。

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