失敗しない！ クラウド導入・運用サポートの選び方
クラウド会計ソフトの選び方
クラウド会計ソフトは大変便利なサービスですので、導入したいと考えている方も多いでしょう。しかし、様々なソフトがあり、プランも細かく分かれていて、何を導入すればいいのか迷ってしまいがちです。そこでまずは、どのようなポイントに注意してクラウド会計ソフトを選べばいいかをまとめてみました。
作業負担を軽減することができるかどうか
クラウド会計ソフトを使うことで、クレジットカードのweb明細やインターネットバンキングと自動連携ができ、仕訳ルールの学習機能で一度登録した仕訳を自動学習させることができれば、経理担当者の日々の入力作業を大変効率的に行えます。
一方で自社で利用している銀行口座等との自動同期ができなければ、今まで通り手作業になってしまい、経理担当者にとってみれば、わざわざ新しいサービスを導入する意味がありません。
また、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトであれば、検索機能やタイムスタンプについて、解像度や可視化の確保などの法律が求める要件をクリアしているということになりますので、「この場合は電子帳簿保存法の要件を満たしているだろうか？」と逐一気にせず作業ができます。
さらに、書類を紙の原本ではなく電子データとして保管できるため、”わざわざファイリングして保管する” ”PDFファイルを印刷する” “各地にある拠点から書類を集約し保管する”などといった面倒な作業をまとめてカットすることができます。
クラウド会計ソフトの導入によって、実際に自社で作業効率化が見込めるかどうかは十分に吟味する必要があります。
必要な機能がカバーされているか
必要な機能が備わっているかも確認しましょう。
在庫を抱える業務をしているなら在庫管理システムがあると便利です。従業員数が多い会社なら給与管理システムや勤怠管理システムとの連携があれば会計業務の負担を大きく軽減できます。この際、現在必要な機能だけでなく、将来必要となる機能を備えているかを考えるのも重要です。
将来的に機能面でのグレードアップに対応しているサービスを選ぶと安心です。
ランニングコストが適正か
機能やサポートなどに応じてさまざまな料金プランを設定しているところがほとんどです。プランの選択肢によってはランニングコストが肥大化する可能性もあります。料金と機能面やサポート面などトータルの比較をした上で、適したサービスを選ぶことが重要といえます。ただし、料金の安さだけに注目して使いにくいサービスを選ばないように注意してください。ソフトを導入しても作業に時間がかかるなら、結果として費用が高くなります。
失敗しないために！注意するべきポイントとは？
会計システムの中には、無料トライアルを実施しているものもあります。システムによって機能や操作性が変わるため、実際に使用してみないと操作感や利便性など分からない部分が多いでしょう。導入したシステムが社員にとって使いやすいものかどうかを事前に確認するためにも、まずは無料トライアルを活用してみるのがおすすめです。
無料で試してみたけど結局使えていない、使ってみたけど思っていたほど楽にならない、クラウド会計ソフトに対して、このような声を聞くことがあります。クラウド導入検討企業の80％は実際の導入を断念したなどとも言われています。クラウド会計ソフトは効率化のための優れたツールですが、使いこなせなければ意味がありません。経験が浅い経理担当者や、本業を回しつつ経理も兼任する経営者のような方々にとって、初期設定やデータ移行の手間や難しさ、慣れるまでの操作の分かりづらさといったハードルをクリアするのは難しいというのが現実です。
クラウド会計ソフトを導入したよ、と話してくれた不動産業のお客様、その後３か月たっても使い始めていらっしゃいません。理由を伺ったところ、設定に手間取っているとのこと。同じく、クラウド会計ソフトを導入した小売業のお客様、担当者が前の方がやり易いと言い張って、今までのソフトと並走させているとのこと。便利になるはずのクラウド会計ソフトも初期設定や業務フローの構築で失敗すると、宝の持ち腐れです。導入の最初のステップが、いかに大切かが分かります。
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