記帳は会計ソフトを使った方がよい？

記帳はどうやってやるのか

記帳にはいくつかの方法がありますが、一般的には以下の手順に従って行われます。

１.会社の銀行口座を開設し、取引履歴を記録します。
２.売掛金、買掛金、資産、債務などの勘定科目を作成します。
３.毎日、銀行口座の取引履歴を記録し、該当する勘定科目に振り分けます。
４.月末に、各勘定科目の残高を計算し、貸借対照表と損益計算作成します。
５.必要に応じて、税務署や社内の管理者に提出する書類を作成します。

これらを手作業で行う場合、Excelなどのスプレッドシートソフトウェアを使い、計算機能を使用して各勘定科目の残高を計算することが多いようですが、会計・Excel双方の専門知識なしにこの手順を正確に行うのはかなり難しいと考えられます。何等かの拍子でExcelの計算式が外れてしまって、とんでもない計算結果になってしまったり、税制改正や会計ルールの変更に対応するのがとても大変だったり。Excelが得意な従業員が会計シス
テムを作っていたのが、退職し、困って慌てた経営者からご相談いただいたなどということもありました。

会計ソフトを使うメリット

会計ソフトを使用することは、記帳を手作業で行うことよりもいくつかの利点があります。

１.正確性
手作業で行うよりも正確に計算ができ、正しい帳票を作成できます。

２.時間の節約
会計ソフトでは、自動化されたプロセスにより、膨大な量のデータを簡単に処理できます。そのため、手作業で行うよりも時間を短縮できます。

３.データの整理
会計ソフトは、データを整理できるので、必要な時に必要な情報を簡単に抽出することができます。このことは、税務申告の際や予算作成他重要な経営判断をする際に役立ちます。

４.利便性
クラウド型の会計ソフトならば、複数の端末からアクセスできるため、オフィス外での作業やリモートワークにも対応できます。

ただし、会計ソフトを使うことには、いくつかのデメリットもあります。たとえば、初期設定に時間がかかる場合があるほか、ソフトウェアの更新やメンテナンスも必要です。また、ソフトウェアの利用には、それに関する知識が必要になります。会計ソフトを使うかどうかは、個人や会社のニーズや予算によって異なりますが、もし、手作業での記帳に不満を感じている場合は、会計ソフトを使用することも有効です。

会計ソフトの選び方

それでは、会計ソフトを選ぶ際には、どのようなポイントを考慮すればいいのでしょうか。

1.必要な機能
会計ソフトには、請求書作成や支払い管理、資産管理、貸借対照表と損益計算書の作成など、さまざまな機能があります。自社のニーズに合った機能があるかどうかを確認することが重要です。

2.利用料金
会計ソフトには、月額固定料金や年間契約料金など、さまざまな料金プランがあります。自社の予算や利用頻度に合わせて、適切なプランを選ぶことが重要です。

3.操作性
会計ソフトは、初めて使う場合でも操作しやすく、直感的に利用できることが重要です。また、ユーザーサポートやマニュアルの充実度も確認することが大切です。

4.セキュリティ
会計ソフトは、重要な財務情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりと施されていることが求められます。会計ソフトのセキュリティについても、確認することが重要です。

5.拡張性
今後、事業が拡大した際にも対応できるよう、他のソフトウェアやアプリケーションとの連携や、APIの提供などがあるかどうかを確認することが重要です。

以上のポイントを考慮したうえで、自社に合った会計ソフトを選ぶことが重要です。また、複数の会計ソフトを試用し、実際に操作してみることで、自社に合ったソフトウェアを見つけることができます。

クラウド会計ソフトとは

ここ数年、経理の効率化・事業の早期数値化の為のツールとして、インターネットのクラウド上で処理・データ保管するクラウド会計が注目されています。

□アクセス

クラウド型の場合、どこからでもインターネットに接続できる環境があれば、いつでもアクセスできるため、外出先や自宅からでも作業ができます。また、複数のユーザーが同時にデータを編集できるため、共同作業に向いています。
一方、インストール型会計ソフトは、インストールしたパソコンやサーバーからしかアクセスできないため、外出先などでの作業には不向きです。

□セキュリティ

インストール型会計ソフトは、パソコンやサーバーにデータが保存されるため、セキュリティに関しては、自社の管理下にあるというメリットがあります。
一方で、クラウド会計ソフトの場合、データがインターネット上にあるため、セキュリティに対するリスクがあると言われがちですが、これはクラウド会計ソフトのプロバイダーによって異なります。

□コスト

クラウド会計ソフトは、月額固定料金などの利用料金が発生します。
一方で、インストール型会計ソフトは、一度購入すれば毎月の利用料金を支払う必要はありませんが、最新の税制改正の対応等の為のソフト更新に費用が必要となることも多くあります。

会計ソフトの導入には、初期設定の手間や時間がかかります。今後の事業の拡大等も見据えて自社にあったソフトを見つけることが大切です。

会計ソフトの導入時には

 

会計ソフト選びや初期設定に、プロの力を借りるのも有効です。専門家であれば、多くの選択肢の中から、御社の感じている課題解決に
つながるソフトを提案してくれますし、難しい初期設定をお任せすることもできます。

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